11.april, laugsmøde referat

Laugsmøde i Høkeren onsdag den 11. april kl. 19:00 hos Lotte, Brugsebakken 6

1. Godkendelse af referat fra sidste laugsmøde

2. Siden sidst

3. Hjemmesiden – www.aarsdalehoeker.dk – Introduktion til hjemmesiden den 16. og 17. april – Vagtskema på hjemmesiden – Andre temaer, der skal være på siden

4. Åbningsfest den 28. april – Eventgruppens planer (Kalles mv.) – PR-virksomhed – Hvem skal inviteres – Vores sponsorer – Og hvad hvis det regner…

5. Varelager ved åbning – Hvilke varer skal være på hylderne når vi slår dørene op? (art – antal – pris) – Minimumsbeholdning og specialiteter – Indkøbsplan for den første måned

6. Pasningsplan for den første måned – åbningstider – vagtplan – opgaver på en vagt (rengøring mv.) – ”kursus” for butikspassere

7. Rengøringsplan for den første måned – butikken (dagligt og ugentligt) – toiletter og bad – rengøringsmidler mv.

8. Eventuelt

9. Næste møde

v. formand Olav Elvang Indenmarken 2 Årsdale

Ad 1) Referatet blev godkendt og underskrevet

Ad 2) Louise Stammer fra Teknik & Miljø har besigtiget byggeriet. Der er enkelte skønhedsfejl, men alle væsentlige ting er på plads og vi forventer en endelig godkendelse omkring den 20. april. Vi har fået et rigtig godt tilbud på en forsikringsordning fra Bornholms Brand, som vi tager imod. Med forsikringerne på plads tegner der sig et driftsbudget med ca. 20.000,- i årlige udgifter til EL(og varme), forsikring, internet-opkobling mv. Fødevarestyrelsens velsignelse er på plads bl.a. på grund af Jonas’ venlige mellemkomst.

Ad 3) Der laves opsamlingskursus senere for dem om ikke kan deltage den 16. og 17. april. Ting der skal huskes på hjemmesiden: – Vores ”sponsorer” (fonde mv.) skal hyldes – Vi vil gerne have et ”lukket område” for bestyrelsen – Der skal udstedes administrator-rettigheder til relevante personer – Vagtskemaet skal kun kunne rettes af særligt udvalgte

Ad 4) Planerne er ved at være på plads for en værdig åbningsfest den 28. april. Festen holdes fra kl. 14:00 til 18:00. Lejlighedsbevilling er på plads. Eventgruppen mødes lørdag for at lægge sidste hånd på planerne. Finn kontaktes mht. øl. Brainstorm om hvem vi skal huske at invitere: – Sponsorer/fonde (Olav laver liste) – Leverandører (Brugsen, Netto, Hallegård, Frennegård,) – Provianten, Kirstine Jørgensen – Teknik&Miljø, Bornholms Brand, Mattebjerg, – Håndværkergruppen, Borgerforeningen, Havnen Der indrykkes annoncer hvis der kommer tilsagn fra Realdania (udgiften indgår i ansøgning). Plakater, pressekontakt mv. varetages af Eventgruppen. Medierne inviteres til festen. Vi satser på at låne pavillon af Dorris, der kan tage det værste ved regnvejr. Finn spørges om lån af Købmandsgården hvis den er helt gal med vejret.

Ad 5) Indkøbsgruppen har udarbejdet minimumsliste over relevante dagligvarer. Lauget besluttede at give gruppen kompetence til at opbygge varelager for et beløb på max. 20.000,-. Olav kontakter Brugsen og Netto med henblik på konto/kort. Vi starter med et minimumsudvalg og satser på at udvide efterhånden som kundernes ønsker er klare. Der skal være liste i butikken hvor man kan skrive varer man synes butikken skal forhandle. Ved siden af dagligvarer satser vi på bornholmske specialiteter. Vi etablerer selv kontakt med producenter – andre muligheder er for kostbare for os. Der er indgået aftale med Frennegård/Pastariget, som leverer i kommission. Ligeledes kontakt med Hallegård. Mosteriet /Bertil og Svaneke Bryghus kontaktes. Vi satser på at man kan bestille fersk kød i butikken til levering på faste dage.

v. formand Olav Elvang Indenmarken 2 Årsdale

Der skal etableres ordning hvor man kan bestille ugeblade. Der laves checkliste for daglige opgaver for butikspasserne.

Ad 6) Olav og Leif laver bogføringsplan. Der indkaldes til møde for butikspasserne når kasseapparatet er på plads. Der udarbejdes check-liste for butiksvagter – rengøring mv. Butikspaserne laver plan for åbningstiderne i den første m¨ned.

Ad 7) Vi påtager os fremover rengøring af toiletterne på havnen. Pedellerne består af Lotte, Torben, Tore og Lars. Gruppen tager sig af ude-områderne og toiletterne – selve butikken klares af butikspasserne.

Ad 8) Anette udarbejder visitkort for Høkeren – bruger Gunnars skilt som gennemgående logo. Olav checker prismærkningsmaskine, Som udgangspunkt tager vi omkring 15% avance – vurderes igen efter 3 måneder. Olav checker mulighed for fastmontoret boks i butikken til at opbevare dagens omsætning (måske kan Verner smede en?).

Ad 9) Næste møde i Lauget er lørdag den 21. april kl.11:00 hos Ulla.

Referat: Peter Søndergaard