28.marts 2011 Laugsmøde

Referat af
Laugsmøde i Høkeren mandag den 28. marts 2011

Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra stiftende generalforsamling i Høkeren
2. Konstituering
3. Byggetilladelse
4. Forsikring – inklusive ansvarsforsikring for laugsmedlemmer
5. Ansøgning om status som forening
6. Bankkonto
7. Told og Skat
8. Det videre arbejde
9. Eventuelt
10. Næste møde

Ad 1)
Referat af den stiftende generalforsamling og de gennemskrevne vedtægter for Høkeren blev godkendt uden bemærkning og underskrevet af lavets medlemmer.

Ad 2)
Lauget konstituerede sig som anbefalet af den stiftende genralforsamling. Olav Elvang er formand, Peter Søndergaard sekretær, Leif Christensen kasserer. Medlemmer af lauget som repræsentanter for arbejdsgrupperne er: Ulla Højrup fra events og PR, Kirsten Warburg fra butikspasserne, Lotte Andersen fra pedellerne og Doris Espersen fra indkøbsgruppen.
Hver arbejdsgruppe har mulighed for at sende endnu et medlem til laugsmøderne. Disse deltager med tale- men uden stemmeret.
Alle møder afsluttes med at drøfte hvad der skal kommunikeres ud til resten af byen.
Alle referater mv. er tilgængelige for alle medlemmer og øvrige interesserede. Referater offentliggøres på den kommende hjemmeside for Årsdale, når den er klar til brug.

Ad 3)
Fin Foxdal har tilbudt sig som byggeleder – enstemnigt tiltrådt.
Fin og Olav opsøger sammen Teknik & Miljø for at forberede byggetilladelse

Ad 4)
Der skal tenes forsikring for områderne: Ansvarsforsikring for lavet, almindelig forsikring vedr. bygning, brand og tyveri, forsikring for ”ansatte”.

Ad 5)
Olav indsender nødvendige papirer med henblik på registrering som forening.

Ad 6) Leif tager en snak med de lokale banker Nordea og Den Danske Bank for at afklare mulighederne. Det vedrører både forrentning af midler, mulighed for at etablere kassekredit og bankens eventuelle lyst til at sponsorere dele af omkostningerne til etablering og drift.

Ad 7)
Told og Skat har tilbudt os et lille kursus for lavets medlemmer. Vi tager imod med kyshånd. Olav tager kontakt til væsenet samt til Henrik Rasmussen.

Punktet gav anledning til en drøftelse af forholdet mellem forening og butik. Indtil andet foreligger er der fuldt sammenfald mellem butik og forening,. Alle beslutninger vedrørende butikkens etablering og drift træffes af lavet.
Indenfor en nær fremtid skal det besluttes om butikken skal udskilles med særskilt regnskab mv.

Ad 8)
Olav udsender Byggebudget, finansieringsplan og byggeplan.

Eventsgruppen påtager sig at synliggøre projektet ved at optegne den kommende butik på bygningens facade: Hvor er der døre og vinduer – hvordan ser det ud når man kigger ind.
På facaden etableres udhængsskab til information om projektet (Kirsten).
Det undersøges om vi kan få informationer ud til byen sammen med Borgerforeningens næste informationsbrev.

Der skal skrives til Svaneke-bladet (deadline 24. april).
Alle papirer, artikler mv. der påtænkes udsendt til offentligheden skal rundt om Olav på vejen.

Der opsættes blomsterkummer på pladsen foran butiksbygningen.
Olav kontakter havnen for accept af vore planer om udsmykning mv. Han kontakter endvidere Svend Erik omkrig finansiering af forhåndenværende mindre udgifter.

Eventsgruppen står for at indkalde alle interesserede til arbejdslørdag (eller andet passende tidspunkt) hvor vi kan møde frem med materialer og værktøj for at få snedkereret blomsterkummer, udhængsskab mv.

Vi havde en indledende snak om åbningstider og varesortiment i butikken. Skal behandles på kommende møde.
Alle laver forslag til varesortiment til næste møde.

Ad 10)
Næste møde er tirsdag den 10. maj hos Ulla.

Referent: Peter Søndergaard

Godkendt af Lauget den