27.september 2011, Laugsmøde

Laugsmøde i Høkeren tirsdag den 27 september 2011
kl. 19:00 hos Olav, Indenmarken 2

1. Godkendelse af referat fra laugsmøde den 10. maj

2. Siden sidst
a) Olav
b) Eventsgruppen
c) Butikspasserne
d) Pedellerne
e) Indkøbsgruppen

3. Byggetilladelse og byggeplaner
Forslag om at vi stiler efter at starte ombygning 1.1.2012 og være klar til åbning 1.4.2012

4. Indkaldelse til Generalforsamling i Foreningen Høkeren mandag den 31.10.2011
Generalforsamling skal indkaldes til afholdelse inden udgangen af oktober måned.
Indkaldes med mindst 4 ugers varsel.
Forslag der skal behandles skal være formanden i hænde senest to uger før.
Kun medlemmer, der har betalt er stemmeberettigede – vi inviterer hele byen og man skal betale kontingent ved indgangen.

5. Forberedelse af generalforsamling
Kandidater til den nye bestyrelse – dirigent – referent – regnskab og budget

6. Eventuelt

7. Næste møde
Vi skal nok sætte tid af til et møde når vi ved om der er indkomne forslag til generalforsamlingen

Ad 1) Referatet blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende laugsmedlemmer.

Ad 2) Olav redegjorde for status omkring støtte og fondsmidler.
Tilsagn som foreligger i dag: LAG 206.540,- – Lokale og Anlægsfonden 103.000,-
– Sparekassen Bornholms Fond 25.000,- og Græsrodsfonden 3.000,-. Tilsagnene
udgør således i alt kr. 337.540,- ud af et samlet budget for ombygning på 413.000,-.
Vi mangler således at få finansieret de sidste 75.460,-
Der er fortsat ansøgninger ude hos
Bornholms Brand, Tipsmidlerne og Bikubens fond. Herudover vil Olav snakke med
Havnen og Borgerforeningen om forskellige muligheder for medfinansiering.
Vi har fået bankkonto i DanskeBank, reg.nr. 6961 og konto nr. 10946271. Vi har
ligeledes adgang til at benytte døgnboks, når den tid kommer.
Konto er oprettet i Olavs navn og det kontante indestående er pt. 14.000,- som
primært kommer fra sommerens loppamarked og er tiltænkt opbygning af varelager.
Forsikring er tegnet i Bornholms Brand.
Olav arbejder på at løse problematikken med mellemfinansiering i en forhandling
med bl.a. leverandører og Havnen.

Ulla fra Eventgruppen har planer om at brug årets julemarked til at rejse penge til
Høkeren. Gruppen vil godt have flere aktive med og har som sin næste aktivitet fået
Kirstine fra Svanekes gamle Købmand til at komme på sang- og fortælleaftenen den
16.11. for at fortælle om hendes erfaringer med at drive butik.

Kirsten fra Butikspasserne fortalte at gruppen venter med at mødes til tiden for
butikkens åbning nærmer sig, men rejste samtidig e par problemer, vi skal forholde
os til: Skal vi have en telefon og mulighed for at de gamle kan få bragt varerne ud?
Hvordan skal åbningstiderne være? Hvordan organisere vi det med nøgler?

Lotte fra Pedellerne vil godt have flere folk med så hun ikke skal stå for det hele
selv.

Dorris fra Indkøberne fremlagde liste med forslag til vareudbud. Der foreligger
således nu flere udbyggede forslag til vareudbud, der kan snakkes ud fra.

Else Marie redegjorde for at det var svært at lave effektiv kommunikation udadtil
hvis man ikke fik at vide hvad der foregik – f.eks. at loppemarked fortsatte dagen
efter eller at Kalle spillede på havnen. Problemet et velkendt af alle og skal tages op
på den kommende workshop – se nedenfor. Her og nu sørger Kirsten for at der
bliver hængt et udhængsskab op på bygningen på havnen.
Vores hjemmeside har stået lidt i bero, men der satses på at den går i luften når
butikken åbner 1.4.2012.
Else Marie arbejder videre på Pengometeret.
Der skal laves dør-til-dør salg af medlemskort til Høkeren – Susanne Månsson, Ulla
og Margit har foreløbig meldt sig som sælgere.

Lise snakker med Gunnar om at lave tegning af hvordan Høkeren kommer til at se
ud, når den er færdig.

På baggrund af referatet fra grupperne foreslog Peter at vi på generalforsamlingen
fremlægger forslag om at afholde en Workshop for alle interesserede for at drøfte de
større linjer omkring de vigtigste spørgsmål såsom: Kommunikation indadtil og
udadtil, vareudbud, åbningstider, indretning, sociale arrangementer mv.
Lauget erklærede sin støtte til forslaget og det forelægges for generalforsamlingen
den 31. oktober. Workshoppen afholdes lørdag i slutningen af januar og slutter af
med fælles spisning.

Ad 3) Der er enighed om at vi stiler efter at starte byggeri 1.1.2012 og åbne butikken
1.4.2012. Olav drøfter byggeansøgning med Finn, der er byggemester og
nødvendig sikkerhed for de stadigt manglende penge samt mellemfinansiering med
de berørte parter.

Ad 4) Årets generalforsamling afholdes 31. oktober i overensstemmelse med vedtægterne.
Indkaldes i aktivitetskalenderen, pr. mail til alle vi har mail-adresser til samt ved
uddeling til samtlige husstande.
Fremover skal indkaldelser fremsendes pr. brev til medlemmer, der ikke har e-mail.

Bestyrelsen mødes kl. 17:00 i Borgerhuset den 31. oktober og drøfter evt.
indkomne forslag samt de praktiske detaljer.

Lotte sørger for øl og vand til generalforsamlingen.

Kirsten og Ulla hjælper Leif med salg af medlemskort til dem som møder frem.

Else Marie og Olav hjælpes ad med at lave en levende form for præsentation af
beretningen, herunder præsentation af tegninger over byggeriet mv.

Ad 5) Else Marie melder sig som dirigent, Peter som referent. Leif og Olav præsenterer
regnskab og budget. Regnskab skal påtegnes af intern revisor og underskrives
inden generalforsamlingen.

Ad 6) Olav undersøger mulighed for støtte fra Iværksætterpuljen under Businesscenter
Bornholm.

Ad 7) Vi mødes kl. 17:00 den 31. oktober i Borgerhuset.

Referat: Peter